Telemarksforskning (logo)
NASJONALT FORSKNINGSINSTITUTT med regional forankring og internasjonal relevans 

Samarbeidsmuligheter om økonomifunksjonen - Lardal og Larvik kommuner

 

Flere og flere kommuner samarbeider om økonomifunksjonen, på ulike måter. Som en del av et større samarbeidsprosjekt har Lardal og Larvik kommuner ønsket å få utredet samarbeidsmuligheter og innsparingspotensiale på økonomifunksjonen.

Det er naturlig nok mange forhold som skal ivaretas ved en vurdering av et mulig fremtidig samarbeid. Et samarbeid kan spenne fra uformelle møteplasser med faglige diskusjoner – til en full sammenslåing i et eget rettssubjekt.

Vi vil anbefale følgende:

  1. Det gjennomføres en samlokalisering av økonomifunksjonene regnskap inkl. fakturering, lønn og skatt
  2. Enheten etableres i Larvik kommune sin organisasjon
  3. Det etableres et avdelingskontor i Lardal, som knyttes mot Larvik

Vår anbefaling innebærer at hver funksjon slås sammen og organiseres som en del av Larvik kommune. De ansatte i Lardal kommune ansettes i Larvik kommune, og Lardal kommune kjøper så tjenester fra den sammenslåtte enheten.

Vi har i anbefalingen presisert at vår oppfatning er at full samlokalisering vil gi størst inn­sparing. Det er imidlertid ingenting i veien for den sammenslåtte enheten i sin helhet blir lokalisert til Lardal. En ansatt sier det slik:

”Vi kan like gjerne være lokalisert i Lardal, eneste problem er støy rundt det med overføring av personer. Det er grunnen til at lokalisering bør være i Larvik.”

Ved vurdering av hvilke funksjoner som bør lokaliseres til Lardal har vi lagt vekt på at forholdet mellom lokalisering av ansatte i de to kommunene ikke bør bli vesentlig endret, og at den valgte funksjonen er relativ uavhengig av de øvrige funksjonene i kommunen.

Innsparingskrav

Som en hovedmålsetting er det satt krav til at samarbeidet skal gi økonomiske gevinster. Den økonomiske gevinsten kan komme til uttrykk på mange måter. Vi anbefaler at kommunene setter et klart krav til innsparing for den sammenslåtte enheten. I prosjekter som dette, settes det ofte et resultatkrav mellom 5 til 15 % i kostnadsreduksjon.

Risikostyring

I et slikt prosjekt vil det alltid være forhold som representerer en trussel for samarbeidet. Dette kan være helt generelle forhold, som gjelder ethvert endringsprosjekt, men også utfordringer som er spesifikke for dette prosjektet. Eksempelvis uttalte en ansatt i Larvik:

”Lardal har mye å hente på et samarbeid, de er veldig sårbare, mens vi har lite å tjene på dette”.

Kritiske risikoer er:

  • manglende prosjektengasjement i en av kommunene
  • manglende prosjektledelse i implementeringsfasen
  • manglende finansiering av oppstartkostnader

Risikoer er omtalt under avsnitt 5.

Avsnitt 6 skisserer en implementeringsplan for samarbeidsprosjektet. Her anbefales det at det etableres et forprosjekt i løpet av 2005. I forkant av implementering og ordinær drift bør man utarbeide et budsjett i henhold til innsparingskrav, utarbeide bemanningsplaner, oppdatere rutinebeskriver, ansette leder for den sammenslåtte enheten og lignende.